Auditoría de códigos de clasificación y nómina

La prima de compensación de trabajadores es la nómina multiplicada por una tarifa fijada para cada código de clasificación. Por eso, la nómina mal asignada cobra de más de forma directa y permanente. Una auditoría verifica que cada dólar de nómina esté en la clasificación que describe el trabajo que realmente se hace, e impugna los que no lo estén.

La clasificación no es un detalle de trámite. Es una de las dos variables que producen la prima y, a diferencia de la tarifa, es algo que el empleador sí puede impugnar. Una sola clasificación arrastrada por error desde una póliza anterior puede costar más en unos cuantos años que todas las demás partidas del presupuesto de seguros juntas.

Los errores persisten porque nadie tiene un incentivo para encontrarlos. La clasificación llega con la primera póliza, se copia en cada renovación y sobrevive a los cambios en lo que el negocio realmente hace. Un distribuidor que dejó de hacer sus propias entregas hace cinco años tal vez sigue reportando choferes. Un fabricante que automatizó una línea tal vez sigue pagando la tarifa del trabajo manual.

La auditoría de fin de año es donde pierde el empleador que no está preparado. El trabajo del auditor es ajustar la nómina real contra la estimada y, si no hay registros claros que muestren cómo se divide la nómina entre clasificaciones, todo el monto termina en el código con la tarifa más alta que haya. Los registros que se arman antes de que llegue el auditor valen más que cualquier argumento que se presente después.

Las horas extra, los subcontratistas y la nómina de los dueños siguen cada uno sus propias reglas, y las reglas cambian según el estado. Las horas extra muchas veces se reportan a tarifa normal. Los subcontratistas sin seguro pueden cargarse a su póliza como si fueran sus empleados. La nómina de dueños y directivos está sujeta a mínimos y máximos específicos de cada estado y no a lo que realmente se les paga.

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